秘书成长故事,可以讲给学生听-文秘教学研究-微转化
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秘书成长故事,可以讲给学生听
阅读&21403&发表& 01:03:00
许多人,甚至是专业教师可能都会问一个问题:从事秘书工作未来将有怎样的发展?&这个问题既好回答,又不好回答。好回答的理由是,笔者即是从秘书干起的。不好回答的原因是,人是复杂的,不同的人其未来的发展也不尽相同。&撇开电视剧《杜拉拉升职记》中的杜拉拉、电影《指尖上的爱情》中的露丝等荧屏形象,我们来看看下面几位真实人物的成长故事。&习***给耿飚当秘书的日子&习***清华大学毕业后的第一份工作是给中央军委秘书长耿飚当秘书。那三年是他开眼界、长本领的关键三年。1979年,在中央军委办公厅工作时的习***&1979年春,习***接到了国务院办公厅秘书的任命,担任国务院副总理耿飚的秘书,不过就在他报到前后,中央调整了耿飚的工作。耿飚的新工作是中央军委秘书长,这是一个军方职务。习***需要多办一个入伍手续,机要秘书如果没有现役军人的身份,将无法接触内部重要文件。&国务院办公厅的秘书习***跟随耿飚转入了中央军委。根据他的本科学历,他被定为副连级,工资是每月52元。那时的中国人民解放军没有实行军衔制,大家的军服都是绿色“三块红”军装。秘书和首长的军装款式完全一样,和士兵相比仅仅多了上衣下排的两个口袋,那个时代人们用“四个兜”来指代军官,甚至于普通干部。下面的两个口袋对于干部来说,开会时装小笔记本可能是最重要的用途。&不过习***的下两个口袋基本上没派上用场,很多事情耿飚根本就不许习***记录。机要秘书要有一个好脑子,耿飚要求习***记下了几百个***号码。做耿飚的机要秘书,习***必须万无一失。习***与耿飚家人&耿飚那几年会参加很多中央的会议,他的事务可谓庞杂:军队、地方和外事工作无所不包。作为秘书的习***可以看到很多中央的东西,比如有些会议、文件,中央怎么处理问题,在习***的眼前都不再神秘。 由于“文革”时期领导人出访较少,耿飚1978年担任副总理后出访不少。耿飚会轮流带秘书出去,习***也曾陪同首长出访和在各省考察,积累了很多经验。&(根据《习***给耿飚当秘书的日子》网易新闻改编)&从秘书到副总裁,她只用了十年时间&浪琴表中国区副总裁麦姬丽,既非名校毕业,也没有学过流行的MBA,她的第一份工作就是秘书。麦姬丽中学毕业后就进了秘书学院,两年后毕业。找工作也很顺利,她把资料放到职业介绍中介,很快就有人通知她面试,接着就上班了。在很多人眼里,秘书就是文书,只要接接***,整理资料,不需要太多的创造性。但是,麦姬丽却不这么认为,她说:“作为一名秘书,我给自己的任务是,帮助领导把事业做得更好,帮助整个团体顺利工作。做秘书这一项,你可以在不同的行业里工作,这样可以让你学到许多东西。当你对不同的行业有了了解,自己也尝试过和各类行业的人打交道,你才有可能发现哪个工作才是你真正合适做的。找准自己最适合的事业,你就有动力去进步。”&“如果你是在这样努力的话,秘书的职位就为你提供了一个有利的机会”麦姬丽发现,与其他同事相比,自己有更多机会接近领导,也多了锻炼才干、展示才华的机会。然后,在合适的时机,老板自然就会给你新的发展机会。做第一份秘书工作时,麦姬丽和领导合作得非常好,结果后来当领导有机会去“浪琴”发展时,也把她带到了这家大企业。在浪琴,麦姬丽继续从事秘书工作,并给自己一个很高的定位,不断发掘出自己在晋职方面的潜在优势。凭借干事业的劲头,麦姬丽这个曾经不起眼的秘书找到了一条晋职的捷径,荣升浪琴表中国区副总裁,而随后浪琴表在内地市场的业绩也达到了全球销量和销售额第一。&(根据《先做秘书后做领导》石油工业出版社2010年1月第1版改编)&从前台接待干到亿万富豪&一位女士,10多年前加入一家互联网初创公司,公司老板分配股权,给了她0.2%的股份。其间,她的岗位从前台到行政、***、人力资源等部门的管理工作,最终升为资深副总裁。10多年过去了,当这家公司最终在纽约证券交易所成功上市的时候,她瞬间成为了亿万富豪。这家公司叫阿里巴巴,而这位女士就是有着“最牛前台”之称的童文红。在进入阿里之前,童文红做过7年物资贸易,进入阿里时已经30岁了,不懂专业、没有背景,应聘的是行政助理,第一次面试没有被录用,第二次再试,被安排做前台。由于业务不熟,又和同事发生了摩擦,入职一星期后童文红甚至提出过辞职…… &童文红工作认真细致、主动积极。她会把铁路车次表发给常出差的同事做参考,夏天安排冷饮让同事解暑。之后,童文红陆续担任过集团行政、***、人力资源等部门的管理工作,积累了丰富的管理经验。在行政部的几年里,童文红打过几场硬仗。行政支持第一届西湖论剑,装修创业大厦等。几场硬仗打下来,童文红成长了也成熟了。&2013年5月,阿里联合银泰、顺丰、“三通一达”(申通、圆通、中通、韵达)等启动中国智能物流骨干网络项目,并成立菜鸟网络,童文红以阿里资深副总裁的身份兼任菜鸟网络首席运营官(CCO),代表阿里操盘菜鸟网络。&她提出了“菜鸟绝不做快递,菜鸟不会买一辆货车,菜鸟也不会雇佣一个快递员”等颇具创新的口号。对此,有媒体援引阿里员工对童文红的评价是:气场很大,很真实。2015年3月31日,阿里巴巴集团COO、菜鸟网络CEO张勇宣布,任命童文红为菜鸟网络总裁。&童文红2000年加入阿里巴巴,从前台接待一步一步做到阿里核心高管,并成为阿里首批27位合伙人之一,经历堪称传奇。&(根据创利投、FT中文网文章改编)&类似从秘书做起,一步步发展和完善自我,最后取得事业辉煌的案例还有许多。比如,美国惠普公司前首席执行官卡莉?菲奥莉娜就是从秘书工作开始其职业生涯的;国内著名的女强人吴士宏最初在IBM工作,也只是一名文员。&秘书并不是一个吃青春饭的职业,而是一份使人受益终生的事业。■&图片来自网络。
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微信公众号打造高级职业秘书--如何提升工作效率
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秘书工作效率
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课程大纲第一天:打造高级职业秘书(上)第一部分&高效率的档案管理技巧1.档案归档的方法2.档案管理的原则& (1)正确& (2)简明& (3)经济& (4)富有弹性3.档案的重要性4.档案管理应注意之细节(1)待处理事项之文件在未归档前应如何整理?(2)传统所谓「档案」之外一些特殊的档案(3)如何追踪被调阅的文件?(4)如何管理储存在计算机内的档案第二部分&如何为上司与自己管理时间1.如何提高效率& (1)例行性工作与执行性工作处理程序& (2)拆阅信件的程序& (3)向上司报告的方法& (4)交件呈送上司的方法& (5)如何善用他人的时间& (6)一心二用& (7)PERT&(工作进度评估术)& (8)提高工作效率的办公室文具2.给你的建议& (1)每日列出“应做事项”及排列优先级。& (2)每星期做全周工作计划。& (3)设定预计工作完成时间。& (4)在工作空档,计划全日尚未过完时间&(弹性)。……3.时间浪费到那裹去了?& (1)突然来访的客人& (2)没有目标或临时召开的会议& (3)杂乱无章& ……4.面对改变& 分析自己如何花费时间时,不妨自问:& (1)我的生活均衡吗?& (2)我是否让不必要的干扰占据我大量的时间呢?& (3)我必须接的***有几通?必须打的又有几通?& ……5.订定目标& (1)目标应与你的抱负、梦想及个人的人生任务相关& (2)可以实现的目标包括三个要素& (3)写下目标& (4)如何实践目标& ……6.你如何处理下列文件?& (1)顾客寄来的一封欲订购产品的信件。& (2)下周三公司经理会议通知。& (3)一本公司订阅的杂志,内有两篇文章,你想详细阅读,但目前没空读。(4)上司交下一份下月份开会之资料。& ……7.基本思考过程(图)& 第三部分&如何做好会议管理每一位秘书/助理人员都能成为安排会议与活动的专家。1.会议&(&活动&)&的种类& (1)以性质分& (2)以人数分& (3)以地域分&(&开会的地点&)& 时间进度表/职责分配表&(&范例&)& 工作检索明细&(&范例&)& 会议名称&(&定期会议&)&议程2.会议记录& (1)会议名称& (2)开会/休会&日期、时间& (3)与会人员人数/名单&(主席人名)& (4)报告/宣布事项& (5)提案/议案& (6)临时动议3.会议记录的用途与意义& (1)记录& (2)行动依据& (3)内部沟通& *某公司会议记录范例4.会前的确认&(&请圈选&)& (1)会议/活动的种类& (2)会议/活动的功能5.流程管理& (1)时间进度与职责分配& (2)工作检索明细6.请为您的会议活动做一个议程或节目表第一天:打造高级职业秘书(下)第一部分&如何与上司相处 1.正确的工作心态&& 2.怎样和上司相处&& 3.处理与上司的关系&& 4.促进秘书与上司间关系的七点策略 第二部分&如何与同事相处 1.维持良好友善的友谊&& 2.乐于助人&& 3.不要嫉妒&& 4.不要贪小便宜&& 5.正确传达讯息&& 6.不表露自己的好恶&& 7.诚实&& 8.时间的安排&& 9.谨记自己的身份&& 10.对待同事要公平、公正、客观&& 11.批评要有技巧&& 第三部分&如何赢得别人的友谊 1.微笑&& 2.对别人有兴趣&& 3.记得对方的名字在任何语言中都是对别人最甜美及重要的声音 4.作一个好听众,鼓励对方多谈自己&& 5.谈论对方有兴趣的话题&& 6.很诚恳的让对方觉得对方很重要&& 第四部分&人际风格的类型与运用 1.人际风格指标&& 2.每种人际风格的长处&& 3.行为果断力与反应力&& 钻石反映个性(你喜欢什么形状的钻石,能够反映出你的个性) 从口红、看个性(香奈儿化妆品提供的资料)&& 第五部分&外表当然很重要----专业秘书的形象塑造 (一)服装&& 1.保持整齐、清洁、上班时的穿著应容易工作,适合办公室的气氛 2.&下班后的穿著以及换装的艺术&& 3.&长裤&& 4.&衣服的颜色、质料&& 5.&配件要合适&& 6.&鞋的要求&& 7.&***的颜色与备用&& (二)化妆&& 1.&上班应淡妆,给人清爽印象 2.&下班后不同妆扮&& 3.&化妆品的选择&& 4.&补妆&& 5.&指甲的修饰&& 6.&发型&& 7.&香水的使用&& 8.&口香糖及漱口水&& (三)仪态&& 1.&坐:应背靠椅子、挺胸。&& 2.&立:应挺胸、手、脚、指头并拢。&& 3.&走:应抬头、眼睛直视进行方向、挺胸、缩腹、以一定的步代有精神的行走。 第六部分&专业秘书礼仪与应对技巧 (一)接待客户的礼仪&& 1.给人第一印象&& 2.不要让客人等太久&& 3.交换名片&& 4.引导客人&& 5.茶水的准备 (二)坐车的讲究 (三)餐桌上的礼仪 (四)***礼仪与应对技巧 问题研讨 (一)有位事先约好的客人到公司要求会见上司,而上司还在会客室和另一位客人会议。此时要如何应对? (二)自称是上司多年的老友,突然来访,身为秘书的你并不认识此人,且未曾在名片档内发现此人的资料,而上司正在开会中,你如何处理? (三)正在开会的上司传出话说:「会议要延长一小时,请打***给A公司的B经理,原定四点钟的会议可否延后一小时。此时,你如何打这通***? (四)有人来电要求立刻与上司通话,而上司正在另一楼的会议室开会。此时,你应如何处理? (五)正在与上司开会客人的秘书来电说有急事与其上司相商。此时,你应如何处理? 结&语&& 1.主管考核秘书之标准&& 2.以“五心”扮演好秘书角色
课程主讲&&& 童兴骢&& &曾担任台湾赫司特股份有限公司(Hoechst&Taiwan&Co.,&Ltd)&董事长特助、执行秘书,台湾科莱恩(股)公司总经理特助等职务,台北市专业秘书协会第四届会长,台湾专业秘书协会创会会长,台湾专业秘书协会监事长,台湾专业秘书协会第八届与第十届会长。&&& 童女士从事秘书职业近三十年,期间调任人事经理,但对秘书工作的热爱,使她两年后忍不住申请调回秘书岗位。课程中她将向所有学员展示她三十年秘书生涯的精彩与美丽,使上课学员真正领略到秘书工作的真谛。童老师曾经为200多家的企业秘书及助理人员进行现场培训,和台湾和大陆的众多知名的公司进行合作,在秘书及助理培训界具有良好的口碑。
课程对象董事会或总经办秘书、助理;各事业部和部门经理秘书、助理;公司行政助理、文员,办公室全体助理人员;服务业助理人员;刚接触职场的社会新鲜人,初阶主管
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