秘书成长故事，可以讲给学生听-文秘教学研究-微转化
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秘书成长故事，可以讲给学生听
阅读&21403&发表& 01:03:00
许多人，甚至是专业教师可能都会问一个问题：从事秘书工作未来将有怎样的发展？&这个问题既好回答，又不好回答。好回答的理由是，笔者即是从秘书干起的。不好回答的原因是，人是复杂的，不同的人其未来的发展也不尽相同。&撇开电视剧《杜拉拉升职记》中的杜拉拉、电影《指尖上的爱情》中的露丝等荧屏形象，我们来看看下面几位真实人物的成长故事。&习***给耿飚当秘书的日子&习***清华大学毕业后的第一份工作是给中央军委秘书长耿飚当秘书。那三年是他开眼界、长本领的关键三年。1979年，在中央军委办公厅工作时的习***&1979年春，习***接到了国务院办公厅秘书的任命，担任国务院副总理耿飚的秘书，不过就在他报到前后，中央调整了耿飚的工作。耿飚的新工作是中央军委秘书长，这是一个军方职务。习***需要多办一个入伍手续，机要秘书如果没有现役军人的身份，将无法接触内部重要文件。&国务院办公厅的秘书习***跟随耿飚转入了中央军委。根据他的本科学历，他被定为副连级，工资是每月52元。那时的中国人民解放军没有实行军衔制，大家的军服都是绿色“三块红”军装。秘书和首长的军装款式完全一样，和士兵相比仅仅多了上衣下排的两个口袋，那个时代人们用“四个兜”来指代军官，甚至于普通干部。下面的两个口袋对于干部来说，开会时装小笔记本可能是最重要的用途。&不过习***的下两个口袋基本上没派上用场，很多事情耿飚根本就不许习***记录。机要秘书要有一个好脑子，耿飚要求习***记下了几百个***号码。做耿飚的机要秘书，习***必须万无一失。习***与耿飚家人&耿飚那几年会参加很多中央的会议，他的事务可谓庞杂：军队、地方和外事工作无所不包。作为秘书的习***可以看到很多中央的东西，比如有些会议、文件，中央怎么处理问题，在习***的眼前都不再神秘。 由于“文革”时期领导人出访较少，耿飚1978年担任副总理后出访不少。耿飚会轮流带秘书出去，习***也曾陪同首长出访和在各省考察，积累了很多经验。&（根据《习***给耿飚当秘书的日子》网易新闻改编）&从秘书到副总裁，她只用了十年时间&浪琴表中国区副总裁麦姬丽，既非名校毕业，也没有学过流行的MBA，她的第一份工作就是秘书。麦姬丽中学毕业后就进了秘书学院，两年后毕业。找工作也很顺利，她把资料放到职业介绍中介，很快就有人通知她面试，接着就上班了。在很多人眼里，秘书就是文书，只要接接***，整理资料，不需要太多的创造性。但是，麦姬丽却不这么认为，她说：“作为一名秘书，我给自己的任务是，帮助领导把事业做得更好，帮助整个团体顺利工作。做秘书这一项，你可以在不同的行业里工作，这样可以让你学到许多东西。当你对不同的行业有了了解，自己也尝试过和各类行业的人打交道，你才有可能发现哪个工作才是你真正合适做的。找准自己最适合的事业，你就有动力去进步。”&“如果你是在这样努力的话，秘书的职位就为你提供了一个有利的机会”麦姬丽发现，与其他同事相比，自己有更多机会接近领导，也多了锻炼才干、展示才华的机会。然后，在合适的时机，老板自然就会给你新的发展机会。做第一份秘书工作时，麦姬丽和领导合作得非常好，结果后来当领导有机会去“浪琴”发展时，也把她带到了这家大企业。在浪琴，麦姬丽继续从事秘书工作，并给自己一个很高的定位，不断发掘出自己在晋职方面的潜在优势。凭借干事业的劲头，麦姬丽这个曾经不起眼的秘书找到了一条晋职的捷径，荣升浪琴表中国区副总裁，而随后浪琴表在内地市场的业绩也达到了全球销量和销售额第一。&（根据《先做秘书后做领导》石油工业出版社2010年1月第1版改编）&从前台接待干到亿万富豪&一位女士，10多年前加入一家互联网初创公司，公司老板分配股权，给了她0.2%的股份。其间，她的岗位从前台到行政、***、人力资源等部门的管理工作，最终升为资深副总裁。10多年过去了，当这家公司最终在纽约证券交易所成功上市的时候，她瞬间成为了亿万富豪。这家公司叫阿里巴巴，而这位女士就是有着“最牛前台”之称的童文红。在进入阿里之前，童文红做过7年物资贸易，进入阿里时已经30岁了，不懂专业、没有背景，应聘的是行政助理，第一次面试没有被录用，第二次再试，被安排做前台。由于业务不熟，又和同事发生了摩擦，入职一星期后童文红甚至提出过辞职…… &童文红工作认真细致、主动积极。她会把铁路车次表发给常出差的同事做参考，夏天安排冷饮让同事解暑。之后，童文红陆续担任过集团行政、***、人力资源等部门的管理工作，积累了丰富的管理经验。在行政部的几年里，童文红打过几场硬仗。行政支持第一届西湖论剑，装修创业大厦等。几场硬仗打下来，童文红成长了也成熟了。&2013年5月，阿里联合银泰、顺丰、“三通一达”（申通、圆通、中通、韵达）等启动中国智能物流骨干网络项目，并成立菜鸟网络，童文红以阿里资深副总裁的身份兼任菜鸟网络首席运营官（CCO），代表阿里操盘菜鸟网络。&她提出了“菜鸟绝不做快递，菜鸟不会买一辆货车，菜鸟也不会雇佣一个快递员”等颇具创新的口号。对此，有媒体援引阿里员工对童文红的评价是：气场很大，很真实。2015年3月31日，阿里巴巴集团COO、菜鸟网络CEO张勇宣布，任命童文红为菜鸟网络总裁。&童文红2000年加入阿里巴巴，从前台接待一步一步做到阿里核心高管，并成为阿里首批27位合伙人之一，经历堪称传奇。&（根据创利投、FT中文网文章改编）&类似从秘书做起，一步步发展和完善自我，最后取得事业辉煌的案例还有许多。比如，美国惠普公司前首席执行官卡莉?菲奥莉娜就是从秘书工作开始其职业生涯的；国内著名的女强人吴士宏最初在IBM工作，也只是一名文员。&秘书并不是一个吃青春饭的职业，而是一份使人受益终生的事业。■&图片来自网络。
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微信公众号打造高级职业秘书--如何提升工作效率
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秘书工作效率
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课程大纲第一天:打造高级职业秘书(上)第一部分&高效率的档案管理技巧1．档案归档的方法2．档案管理的原则& （1）正确& （2）简明& （3）经济& （4）富有弹性3.档案的重要性4.档案管理应注意之细节（1）待处理事项之文件在未归档前应如何整理?（2）传统所谓「档案」之外一些特殊的档案（3）如何追踪被调阅的文件?（4）如何管理储存在计算机内的档案第二部分&如何为上司与自己管理时间1．如何提高效率& （1）例行性工作与执行性工作处理程序& （2）拆阅信件的程序& （3）向上司报告的方法& （4）交件呈送上司的方法& （5）如何善用他人的时间& （6）一心二用& （7）PERT&(工作进度评估术)& （8）提高工作效率的办公室文具2．给你的建议& （1）每日列出“应做事项”及排列优先级。& （2）每星期做全周工作计划。& （3）设定预计工作完成时间。& （4）在工作空档，计划全日尚未过完时间&(弹性)。……3.时间浪费到那裹去了?& （1）突然来访的客人& （2）没有目标或临时召开的会议& （3）杂乱无章& ……4.面对改变& 分析自己如何花费时间时，不妨自问：& （1）我的生活均衡吗?& （2）我是否让不必要的干扰占据我大量的时间呢?& （3）我必须接的***有几通?必须打的又有几通?& ……5.订定目标& （1）目标应与你的抱负、梦想及个人的人生任务相关& （2）可以实现的目标包括三个要素& （3）写下目标& （4）如何实践目标& ……6.你如何处理下列文件？& （1）顾客寄来的一封欲订购产品的信件。& （2）下周三公司经理会议通知。& （3）一本公司订阅的杂志，内有两篇文章，你想详细阅读，但目前没空读。（4）上司交下一份下月份开会之资料。& ……7.基本思考过程（图）& 第三部分&如何做好会议管理每一位秘书／助理人员都能成为安排会议与活动的专家。1．会议&(&活动&)&的种类& （1）以性质分& （2）以人数分& （3）以地域分&(&开会的地点&)& 时间进度表／职责分配表&(&范例&)& 工作检索明细&(&范例&)& 会议名称&(&定期会议&)&议程2.会议记录& （1）会议名称& （2）开会／休会&日期、时间& （3）与会人员人数／名单&(主席人名)& （4）报告／宣布事项& （5）提案／议案& （6）临时动议3.会议记录的用途与意义& （1）记录& （2）行动依据& （3）内部沟通& *某公司会议记录范例4.会前的确认&(&请圈选&)& （1）会议／活动的种类& （2）会议／活动的功能5.流程管理& （1）时间进度与职责分配& （2）工作检索明细6.请为您的会议活动做一个议程或节目表第一天:打造高级职业秘书(下)第一部分&如何与上司相处 1.正确的工作心态&& 2.怎样和上司相处&& 3.处理与上司的关系&& 4.促进秘书与上司间关系的七点策略 第二部分&如何与同事相处 1.维持良好友善的友谊&& 2.乐于助人&& 3.不要嫉妒&& 4.不要贪小便宜&& 5.正确传达讯息&& 6.不表露自己的好恶&& 7.诚实&& 8.时间的安排&& 9.谨记自己的身份&& 10.对待同事要公平、公正、客观&& 11.批评要有技巧&& 第三部分&如何赢得别人的友谊 1．微笑&& 2．对别人有兴趣&& 3．记得对方的名字在任何语言中都是对别人最甜美及重要的声音 4．作一个好听众，鼓励对方多谈自己&& 5．谈论对方有兴趣的话题&& 6．很诚恳的让对方觉得对方很重要&& 第四部分&人际风格的类型与运用 1．人际风格指标&& 2．每种人际风格的长处&& 3．行为果断力与反应力&& 钻石反映个性(你喜欢什么形状的钻石，能够反映出你的个性) 从口红、看个性（香奈儿化妆品提供的资料）&& 第五部分&外表当然很重要----专业秘书的形象塑造 （一）服装&& 1．保持整齐、清洁、上班时的穿著应容易工作，适合办公室的气氛 2.&下班后的穿著以及换装的艺术&& 3.&长裤&& 4.&衣服的颜色、质料&& 5.&配件要合适&& 6.&鞋的要求&& 7.&***的颜色与备用&& （二）化妆&& 1.&上班应淡妆，给人清爽印象 2.&下班后不同妆扮&& 3.&化妆品的选择&& 4.&补妆&& 5.&指甲的修饰&& 6.&发型&& 7.&香水的使用&& 8.&口香糖及漱口水&& （三）仪态&& 1.&坐：应背靠椅子、挺胸。&& 2.&立：应挺胸、手、脚、指头并拢。&& 3.&走：应抬头、眼睛直视进行方向、挺胸、缩腹、以一定的步代有精神的行走。 第六部分&专业秘书礼仪与应对技巧 （一）接待客户的礼仪&& 1.给人第一印象&& 2.不要让客人等太久&& 3.交换名片&& 4.引导客人&& 5.茶水的准备 （二）坐车的讲究 （三）餐桌上的礼仪 （四）***礼仪与应对技巧 问题研讨 （一）有位事先约好的客人到公司要求会见上司，而上司还在会客室和另一位客人会议。此时要如何应对？ （二）自称是上司多年的老友，突然来访，身为秘书的你并不认识此人，且未曾在名片档内发现此人的资料，而上司正在开会中，你如何处理？ （三）正在开会的上司传出话说：「会议要延长一小时，请打***给A公司的B经理，原定四点钟的会议可否延后一小时。此时，你如何打这通***？ （四）有人来电要求立刻与上司通话，而上司正在另一楼的会议室开会。此时，你应如何处理？ （五）正在与上司开会客人的秘书来电说有急事与其上司相商。此时，你应如何处理？ 结&语&& 1．主管考核秘书之标准&& 2．以“五心”扮演好秘书角色
课程主讲&&& 童兴骢&& &曾担任台湾赫司特股份有限公司(Hoechst&Taiwan&Co.,&Ltd)&董事长特助、执行秘书，台湾科莱恩(股)公司总经理特助等职务，台北市专业秘书协会第四届会长，台湾专业秘书协会创会会长，台湾专业秘书协会监事长，台湾专业秘书协会第八届与第十届会长。&&& 童女士从事秘书职业近三十年，期间调任人事经理，但对秘书工作的热爱，使她两年后忍不住申请调回秘书岗位。课程中她将向所有学员展示她三十年秘书生涯的精彩与美丽，使上课学员真正领略到秘书工作的真谛。童老师曾经为200多家的企业秘书及助理人员进行现场培训，和台湾和大陆的众多知名的公司进行合作，在秘书及助理培训界具有良好的口碑。
课程对象董事会或总经办秘书、助理；各事业部和部门经理秘书、助理；公司行政助理、文员，办公室全体助理人员；服务业助理人员；刚接触职场的社会新鲜人，初阶主管
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