导读：秘书的时问管理与工作效率，——读《水煮三国》有感于秘书工作，现代秘书，尤其是中高级秘书，工作职责已远远不止是“办文、办会、办事”，虽然每个人每天拥有一样多的时间，每个人的“时间价值”却不相同，时间价值的另一个关联词是“效率”，如何有效地管理时间，就成了提高工作效率的关键，《水煮三国》是成君忆先生通过戏说“三国”人物，生动讲述的一些管理学知识，笔者在拜读成先生的《水煮三国》后，再审视自己忙忙碌碌
秘书的时问管理与工作效率
——读《水煮三国》有感于秘书工作
现代秘书，尤其是中高级秘书，工作职责已远远不止是“办文、办会、办事”，而且要做好领导的参谋与助手，协调领导进行商务谈判，进行有效的沟通与协调等。虽然每个人每天拥有一样多的时间，但是从经济学的角度看，每个人的“时间价值”却不相同。时间价值的另一个关联词是“效率”，所以，如何有效地管理时间，就成了提高工作效率的关键。
《水煮三国》是成君忆先生通过戏说“三国”人物，生动讲述的一些管理学知识。笔者在拜读成先生的《水煮三国》后，再审视自己忙忙碌碌的秘书工作，颇有心得。
《水煮三国》第十四
?有期限压力的计划
?改进产能?建立伙伴关系?防患于未然
Ｃｆ细沙型的事务）?不速之客的接待
不重要?某些信件、文件、***的处理
?某些会议的出席
Ｄ（水型的事务）—一些可做可不做的杂事—一些不必要的应酬?有趣的活动
?危机?急迫的问题
Ａ（碎石型的事务）
Ｂ（石块型的事务）?发掘新机会?规划
了这头顾不了那头，诸葛亮认为刘备需要掌握必要的时间管理技巧。
诸葛亮说：“有关时间管理的技巧，大约可以分为高、中、低三个层次。低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录，在忙碌中自行调配时间和精力。中层次的管理技巧强调行事历与日程表，反映时间管理已注意到规划的重要性。高层次的管理技巧讲究对事务
的分类处理，按轻重缓急进行优先解决。”
刘备说：“如此说来，我还是一个只会使用便条的低层次的时间管理者。可是，我怎样才能掌握高层次的时间管理技巧呢？”
这时，书童已按诸葛亮的吩咐，将石块、碎石、细沙、水和一只大铁桶准备妥当。诸葛亮笑道：“高层次的时间管理技巧就在这只大铁桶里面。”
章——“让时间快速增值的锦
囊妙计”，谈到关于时间的管理，概述如下：
刘备每天总是被一些琐碎的事务弄得团团转，常常顾
…——一～一————飞盾丽百丙Ｗ１ｉ一
?某些必要而不重要的会议、活动
“这只铁桶最大的容量，象征着一段时间内，一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务，石块象征着重要但不紧急的事务，细沙象征着紧急但不重要的事务，水象征着既不重要也不紧急的事务：”他一边说，一边画事务分类表给刘备看？
“你通常偏重于处理哪一类事务呢？”诸葛亮问。
刘备毫不犹豫地回答：“当然是Ａ类。”
诸葛亮继续问道：“那么，Ｂ类事务呢？”
刘备说：“我也知道Ｂ类事务相当重要，可就是没有时间顾及。”
诸葛亮问：“是不是像这样？”他把铁桶装满碎石，然后那些石块怎么也装不下去
很困难。”
“只有偏重于石块一类事务的人，才是真正有效率的人。他善于审时度势，能够抓住问题的关键，急所当急，当机立断并防患于未然。尽管有时也会有燃眉之急，却能设法降到最低。因此，这类人显得有远见，有理想，守纪律，自制力强，生活平衡有规律；而且能成大事。”
以上生动有趣的故事情节，对我们有效安排时间有很大的启示。
第一，做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然。
秘书在日常工作中，经常要为各种会议或活动做准备。如准备年度董事会、股东大会、上级年度抽查、将来某个时间的商务谈判等。这些工作
才开始准备，它就变成了重要而又紧急的碎石型事务了。秘书忙得焦头烂额，工作也未必能做好。试想～下，这么仓促地办会，即使不出错，恐怕质量上也要打一个大大的问号。
第二，要分清轻重缓急，依次处理。
秘书经常要同时处理好几件事情，正确安排工作的优先顺序就显得十分重要。从“让时间快速增值的锦囊妙计”的例子中，我们知道，将事务进行分类排序的主要依据是事务的重要性与紧急性，将需要处理的事务准确地分类排序，对提高工作效率是非常重要的。那么具体到每天的工作，秘书又该如何做呢？笔者根据多年的经验总结如下：
每天下班前，秘书把明天必须做的工作记下来，按重要程度编上号码。次日早晨一上班，即从第一项工作做起，直到完成为止；然后再做第二项。在做这些事情的过程中，也可以同时处理一些其他突发的零碎事务。这样可以做到有条不紊，高效率地完成每一件任务。一
（作者单位：上海工商外国语学院）
“是这样。，”刘备点点头ｊ诸葛亮又问道：“如果换
本来是重要但不紧急的石块型事务。但是如果不提前做好准备，这些事务将会变成重要且紧急的碎石型事务。例如，现在是２月１日，年度董事会在３月２０日召开，秘书有一个多月的准备时间，可谓重要但不紧急，是石块型事务。但如果不提前做相应的准备，把这项工作放在～边，直到３月１５日
一种装法呢？”他把石块一
放进铁桶里。随后，他不紧不慢地抓起一把碎石，放在已装满石块的铁桶表面，慢慢摇晃，然后又抓起一把碎石……不一会儿，碎石全装进了铁桶里：之后，诸葛亮又依次将沙子和水分别放进了铁桶里面。
诸葛亮说：“整天忙于处理碎石型事务的人，时刻有压力感，总在处理危机、收拾残局，因此显得心力交瘁。偏重于沙子一类事务的人，通常缺乏自制力、短期行为严重。偏重于水一类事务的人，可谓全无责任感，恐怕连自己维生都
▲漫画看着眼红听了脸红张兆林画
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秘书的时间管理与工作效率--读《水煮三国》有感于秘书工作
作者：作者单位：刊名：英文刊名：年，卷(期)：被引用次数：
上海工商外国语学院秘书
SECRETARY2006，&&(1)0次
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