”文档、复件“是什么鬼？你根本不懂文件命名！【石说】
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”文档、复件“是什么鬼？你根本不懂文件命名！【石说】
文件命名越详细越好办公系统里每个文件都会有个名字，为什么要给文件命名？你有没有想过这个问题？当你点击鼠标右键给文件命名的时候，你到底是在干什么？石头觉得，事实上，任何人给文件命名，都是出于三个目的：一是和别的文件相区别，二是方便这个文件以后能被迅速的从庞杂的电脑里找到，三是方便自己和别人了解知晓文件的大致内容。基于这三个目的，要求我们给文件命名的时候越详细越好。举个例子，假如你随随便便把一篇前几天才起草的，校长在毕业典礼上的讲话命名为《a.doc》，一方面，几天之后你可能再也找不到它，另一方面，如果不打开文档，你也很难记起这到底是怎么样一篇文档。如果你把它命名为《毕业典礼讲话.doc》，那么你就知道它的大致内容了；如果你把它命名为《在2015年中关村走读大学毕业典礼上的讲话.doc》，那么你就知道是哪一年在哪的讲话了；如果你把它命名为《喜羊羊校长在2015年中关村走读大学毕业典礼上的讲话.doc》，那么你就知道这是谁的讲话，并且知道这是六月二十日写就的版本。试想一下，当一年之后你再次起草2016年中关村走读大学毕业典礼讲话的时候，无论是搜索“喜羊羊校长”，或是“毕业典礼”，或是“2015年”，或是“讲话”，你都能以任意的姿势找到这篇文档，懂了吗？一句话，好的命名=详细的命名，详细的命名会覆盖最多的关键词，好找，好记，好看。石头强烈建议，宁愿保存文件时花点时间在命名上，宁愿多打几个字，之后给你带来的便利，超出你的想象。尤其是文件要发给上级单位或外单位的时候，详细的文件命名更应是一项基本要求，也是一种最起码的礼貌。要知道，石头收到别人发来的邮件，附件名称只有寥寥两字，“讲话”、“发言”、“报告”、“议程”的时候，内心是极其崩溃的，一种小动物万马奔腾，我哪知道你这是什么鬼“讲话”。有些更令人发指的，连“讲话”两个字都懒得敲，直接默认命名为“文档”、“复件“，懒到这种程度还能干成啥？还要别人一一打开重新命名，太讨厌、太业余。 用“3W”命名法给文件命名详细是个基本原则，那么文件名里应该尽量包含哪些信息呢？哪些元素对于一个文件名来说必不可少呢？石头认为，详细的文件名应该包括“3W”要素，when ，who，what。When，时间，文件的最后操作时间是一项重要的信息，方便你掌握文件的创建修改时间，强烈建议把时间命名规则按照年月日的顺序统一为8位或者6位数字，而不要有时是7月24日、有时是7\24，如0724，可以完全覆盖日期时间，假如一天中同一内容文档出现多个版本，可以在时间之后加入字母“abcd”加以区分。至于为什么要把时间信息放在最前，聪明的你一定领悟到了，把时间信息放在文件名的最前面，系统可以自动将文件按命名时间顺序排列，找起来更便捷。who，谁，喜羊羊校长也好，懒洋洋也好，美羊羊也好，文件所涉主体的名称是文件名里一定要有的，主体和内容紧密相关，比如陈奕迅一般不会在毕业典礼上讲话。主体也是检索的重要线索，毕竟我们的工作大部分是依据主体区分的；要注意的是名称尽量用“全名+职务”，喜羊羊校长就很好，不要一会儿喜校长，一会儿羊羊校长，你会记不清自己当初是怎么命名的。What，内容，什么场合、什么活动、什么主题，是讲话还是贺信，是总结还是规划，都要在这一部分体现出来。 遵循习惯，给自己定制一套命名规则“3w”命名基本涵盖了文档命名的全部内容，但假如你对自己有更高要求，一定要冲击一下命名之王的桂冠，石头对你表示崇拜，你当然也可以遵循自己的习惯给自己的文件命名制定一套规则。比如一些互联网极客城会玩，会使用***号式的文件命名规则。***号是如何命名的？公民身份号码是特征组合码，由十七位数字本体码和一位识别码组成。排列顺序从左至右依次为：六位数字地址码，八位数字出生日期码，三位数字顺序码和一位数字识别码。一共18位，它囊括了你的出生地点，出身时间，第几个出身，到底是男是女等。最后一位识别码是根据特殊算法对前17位运算得出，它可以判断这个***号码是真是假。将此方法应用到文件起名中，我们可以为文件起名添加很多规则，比如我们为某类文件设定一套规则：前六位：创建时间；第七位：1或2，代表已完成或未完成；第八位：1--5，代表这个文件的重要程度；第九、十、十一位：两到三位大写字母，代表这份文件是由某个人创作的……那么，XYY，就代表15年6月22日喜羊羊校长一份非常重要的已经完成的稿件，是不是很酷炫？当然，你还可以根据自己的需要继续增加编号位数，反映更多的信息。当然，石头也知道，这种自定义规则对大批文科生来说并不好理解，另一方面，也有些自嗨的孤僻，不方便别人理解，还是少用慎用为好。 对于重要文件，可以加上「_」前缀经常上论坛的朋友可能会对前缀比较熟悉，很多论坛在发表帖子时会让你选择分类前缀，如【公告】、【新闻】、【美图】、【视频】等，这个方式我们可以在文件命名中借鉴。加前缀至少有两个好处，首先当文件按照名称排列时，带有前缀的文件排名会靠前，这样就变的醒目，便于突出重点文件。其次按类别添加前缀后相同类别的文件会聚在一起，你很容易找到带有相同前缀的各类文件，比如我们假如给校长在各个场合的讲话都添加【校长讲话】的前缀，是不是以后再搜集校长的相关发言致辞就容易的多了呢？
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