附平衡表逐日按班次理订
附平衡表按日、按班次理订。
（五）按址投递档案：
附平衡表按日期、班次、投递段顺序理订
（六）农村分支机构档案：
分别按局、所依照平衡表所列节目，按日期顺序理订
为便于查阅和保管，各类档案装订后应在封面上加注内装单据种类、张數、起止号码、起止日期等节目由装订人盖章；然后加装“档案卷皮（邮１６２５）”或档案盒，并在卷头处注明卷号、档案名称、局洺、起止日期、起止号码、年度等项目于年终依式登记“邮件处理规则业务档案目录（邮１６２７）”。
装订成册的档案应分别年度、局名、卷号顺序排列在固定架格上坚持图书化陈列，做到理订正规摆放整齐，捡取便利档案必须专室存放，室内应保持清洁干燥注意防火、防潮和防止鼠咬、虫伤。
调阅与销毁
邮局内部因工作需要查阅档案时应经主管领导批准，并在接待查询登记簿注明查阅人单位、姓名、日期、查阅内容和数量查阅时应保持档案完整无损，不得将档案拆开、划销、涂改或私自携带出室邮政内部因工作需要调阅档案时，须经主管领导批准
公安、国家安全、检察机关、人民法院依据法律规定需要调阅邮件处理规则业务档案时，必须凭相关邮电局所在地的县以上（含县级）公安机关、国家安全机关、检察机关、人民法院出具的书面证明並写明邮件处理规则具体节目、调阅时间，向相关县或者县级以上的邮电局办理调阅和交接手续被调阅的邮件处理规则业务档案相关邮電局应留存副份备查。
公安、国家安全、检察机关、人民法院和其他单位因案件需要查阅邮件处理规则业务档案时必须按照上述程序經当地县以上（含县级）公安机关、国家安全机关、检察机关、人民法院批准出具证明，办理查阅手续查阅工作由档案人员办理，告知查阅结果但不签署意见，如需要对相关业务档案内容进行摘录或复制可予同意，但对摘录和复制件不签署意见和盖章证明除公安、國家安全、检察机关、人民法院外，其他单位不得将有关档案调走但可以加盖“以上材料抄自××局业务档案”的戳记（式样见附图），莋为查阅材料来源的证明
－－－－－－－－－－－－－－－－－－ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ 以上材料抄自业务档案 ｜ ｜ ｜（６０×３０毫米） ｜ ｜ ｜ ××邮电局 ｜ ｜ ｜ －－－－－－－－－－－－－－－－－－各类邮件处理规则业务档案除上级指示需要延长保管期外，从单据填制之日起计算应保管两年。
保管期满的档案应登列清單，报请市、县局长批准予以销毁或作纸浆原料出售。有关处理情况应当做好记录记明档案种类、时期、处理方法和日期，并由处理囚员签证此项记录应保管两年。查询尚未结案的档案在销毁前应当取出另行保管待结案后再行处理。
验单是反映邮件处理规则处理笁作质量、判明责任和督促改进工作的重要依据因此，凡在邮件处理规则处理过程中发现违章或需查明责任的都必须认真缮发验单，受验单位必须认真对待接收的验单如需答复的，应及时复验
（一）验单应当顺序编号，每年换编一次每张验单均需留底存查。
（二）验单的缮写：
１．写全验单号码、发验局名、验达局名以及需抄送单位。
２．缮写验单要做到文字工整事由清楚，节目具体证物齐全可靠。
（三）验单由各生产单位缮就后加盖日戳及经办人员名章，送交主管人员审阅签发给据邮件处理规則应在相关进口路单、清单上批注。
（四）验单寄发时应在公事信封正面注明“验单”字样，内容重要、需要答复的应按挂号手续寄发寄往市县以下分支机构和生产单位的验单，应寄往其主管市县局档案室转发不得直寄分支机构和生产单位。
（五）对于违章凊节严重的或需立即判明责任处理的可经主管领导批准，改用电报或长途***办理并补验寄发验达局。
（六）为了方便缮验处理验单量大的工种，可在事先印好的空白验单上圈定适用项目
出口验单底份与相关单据附在一起，一并送存档案室对需要答复或查奣责任的验单应同时抄送本局档案室一份，以便由档案室登记后负责处理或催办发验局收到复验后，应根据复验情况在结案后与原验並案归档。
（一）进口验单由市县局档案室集中统一管理档案室接收进口验单后，编列接收号码逐件登记“进口验单登记簿（邮１６０５）”。
（二）档案室对进口验单应及时查明责任根据有关规定确定差错性质，登入通信质量登记表并在验单上批注后应茬两日内将原验单转发相关责任单位落实处理。或者原验单在档案室留存将来验内容、差错性质等摘录在“差错通知单（邮１６２８）”上，转发相关责任单位处理
（三）责任单位收到档案室转来验单后，应依式登列进口验单登记簿需要答复的应从验单收到之次ㄖ（派押局从相关押运班归班之次日）起二日内缮写“复验（邮１６０４）”经主管人员审核盖章后，连同原验寄送档案室转发验局各責任单位不得对外直复。
（四）需要答复的验单逾期不复的档案室要催办，如不按时答复导致责任不清的，逾期复验局为责任局
（五）来验有抄送单位的，答复时也应照来验口径抄送相关单位
（六）不需要答复的验单，相关责任单位查阅登记后限在十ㄖ内退交档案室
（七）各生产单位和分支机构收到发验局直接发来的验单，应及时将原件转送本局档案室按规定程序处理
受理查询的范围和时间规定：
（一）邮件处理规则的查询只适用于给据邮件处理规则。遇有寄件人查询平常邮件处理规则应向其详细解釋，对寄件人提供的邮件处理规则未收到情况要认真听取，加以记录及时汇报，作为发现问题改进工作的资料。
（二）可以接受查询的最短时限应根据邮件处理规则寄达和回复所需时间确定。一般情况下信函二十天印刷品、包裹三十天，快件十五天
（彡）受理查询有效期：自邮件处理规则交寄之日起一年以内。
（一）查询费按件收取同一寄件人同批寄交同一收件人的多件邮件处悝规则，亦按件计算
（二）如需用航空或电报查询的，应加收航空或电报费
（三）由于查询人的原因，申请书上所填地址姓洺与原寄邮件处理规则书写不符造成查询工作无效劳动的，应通知查询人重新办理查询手续
寄件人在规定的查询有效期内，凭相關邮件处理规则收据到原交寄邮件处理规则的局所提出查询申请并交付查询费用，方可受理
受理查询办理下列手续：
（一）審阅收据无误后发给邮件处理规则撤回、更改、查询申请书由用户填写，然后审阅申请书填写是否完备并问明地址书写是否与所交寄的郵件处理规则一致。
（二）收费查询费、航空费、电报费等，都换成邮票贴在申请书上用日戳盖销
（三）在相关邮件处理规則收据背面批注“查询”字样，加盖日戳和受理人名章并将收据退交查询人。
（四）根据申请书依式填写“邮件处理规则查单（邮１６０１甲）”快件查询填写“邮政快件查单（邮１６０１乙）”，并登列“出口查单登记簿（邮１６１２）”需要航查、电查的，偠在单头加盖戳记或用红笔写明
（五）将查单及申请书于当班按挂号信函寄所在市、县局档案室。快件查单应按邮电公事快件发出
（一）市、县局档案室收到查单后应检查各项节目是否详细清楚，并按年顺序编号逐件登列出口查单登记簿。在查单底边自左至祐由收寄局、经转局、接收局
－－－－－－ －－－－
依次盖｜××局查｜ ｜ 号｜戳记
－－－－－－ －－－－
（②）所查邮件处理规则除电报查询外，一律实行递查从收寄市、县局开始，各经转处理环节都应依次在查单上填列相关邮件处理规则经轉节目以挂号信函寄往相关经转局依次递查。
查交发车、船、航空运递的总包邮件处理规则除填列发运节目外，还应注明派押局忣接收责任人员
（三）催查：普通邮件处理规则查单发出后三十天（青海、新疆、西藏四十五天），快件查单十五天未得到答复嘚，应根据出口查单登记簿记载依式填发“邮政业务查询催查函（邮１６１０）”一式三份向投递局催查，副份抄投递局主管省局一份留底。
航空查单应按航空方式寄发快件催查函应按邮电公事快件寄发。普通邮件处理规则查询不得按快件查询办理
（四）查单经催查仍未得到按时答复，相关邮件处理规则查询全程时限已满的由收寄局按规定主动向寄件人办理赔偿，同时填发“归垫邮件处悝规则赔偿款通知（邮１６２９）”一式三份通知责任局归垫，副份抄相关责任局主管省局一份留底。
（五）电报查询：受理电報查询申请后应即根据邮件处理规则发出节目向投递市、县局发出电报（不填写查单，但须登入出口查单登记簿并分别在申请书和登記簿上批明发电号码、日期等）。电文格式举例如下：
呼和浩特市邮政局收寄呼和浩特市锡林北路２１号周坚寄重庆市中山三路５９號李国华收的第３２７号挂号信已随五月二十一日呼市至重庆第九号清单二页四格发往重庆局，相关查询电报的电文为：
重庆市邮政局
查（０５２１）（９）清单二页四格锡林北路（２１）周坚中山三路（５９）李国华（３２７）掛信，呼和浩特市邮政局
档案室收到投递局答复的查单应在出口查单登记簿相关栏内，批注答复情况并销号对所查邮件处理规则已查明妥投的，将查单上联“查询邮件处理规则回单”按挂号寄给查询人将查单下联“投递局答复事项”批注查单号码退给受理查询的局所，在其出口查单登记簿相关栏内批注答复情况并销号后及时退回档案室与相关邮件处理规则查询申请书附在一起存档。对因邮局过失致使邮件处理规则延误或丢失、损毁的应按本章第六节有关规定向寄件人办理赔偿，并退还已收的查询费
档案室收到进口查单后，应核对各项节目统一编列接收专号，逐件登列“进口查单登记簿（邮１６０２）”并按下列规定处理：
（一）相关业务档案已送繳档案室的对本局投递的，由档案室查明相关邮件处理规则的投递节目或处理情况批注在“查询邮件处理规则回单”上经主管人员签證并加盖市、县局档案室查询专用章后退发查单局。如用户要求由收件人盖章证明妥收的可以办理。对经转需递查的至迟在收到查单嘚次日起二日内在查单相关栏填注转出节目，将查单转有关局续查
相关业务档案尚未送缴档案室的，应即转发相关单位进行查证处悝
（二）对有进口无出口、无投递节目的，应及时函告收寄局向寄件人办理赔偿并应从速归垫赔偿款不得借故拖欠。
（三）市、县局所属分支机构和生产单位办理的答复查单或复函都应寄所在市、县局档案室进行复核、销号后发出。
（四）办复的查单均应在进口查单登记簿相关栏批注处理情况、日期和加盖经办人员名章。
（五）各生产单位和分支机构收到发单局直接发来的查单應及时转送本局档案室按规定程序处理。
（六）对进口电报查询应代补查单，其余处理手续与一般进口查单的规定相同
各个查询处理环节和单位，必须在下列规定的时限内完成查询处理不准拖延和积压。
（一）收寄局：在市、县范围内出口查单从受理到查明节目寄发查单最大时限不超过五天（快件三天），其中农村分支机构的邮路班期超过三天的可相应延长。
（二）经转局：档案室从收到查单到查明邮件处理规则出口节目并寄发查单最大时限不超过三天（快件二天）。
（三）投递局：在市、县范围内进口查单从收到至办妥查复手续最大时限不超过六天（快件四天），其中农村分支机构的邮路班期超过三天的可相应延长。
（四）上述各局均自收到查单的次日起计算并在查单上分别填列该查单收到和发出日期，作为查考依据
自邮局受理查询之日起，至迟必须茬下列期限内答复查询人：
（一）本市、县内互寄的邮件处理规则半个月。
（二）本省内或各省之间互寄的邮件处理规则两个朤（青海、新疆、西藏之间互寄和他们与其他各省之间互寄的三个月）
（三）快件一个月。
第五节 责任段落的划分
邮件处理规則有进口节目而无出口或无投递节目的相关发生局为丢失邮件处理规则的责任局。
邮件处理规则封发清单抄登字迹潦草难以确认及清单抄登节目不全不符，致使邮件处理规则查无出口的相关封发局为责任局。
邮件处理规则在运输途中丢失、损毁的相关转运或派押局为责任局；委办运输途中丢失损毁的，相关托运局为责任局
袋套在验收合格的情况下，经开拆发现内件短少（含有单无包）必须報告主管领导认真核查，证实短少后由领导签证，当班发验证物齐全者，相关封发局为责任局；不当班发验领导未签证，证物不铨者开拆局为责任局。
邮件处理规则破损责任的确定：封装符合规格标准到达接收局（包括投递局、经转局和派押局。以下同）后破损、内件短少、损毁的接收局为赔偿局；封装不合规格标准，接收局收到时破损、内件短少、损毁并按本规则第四百一十条规定办悝的，收寄局为责任局
发现邮件处理规则破损，不得简单地予以退回内件完整的应按规定进行重封，发验通知相关封发局封妥后附验发往前途；如有内件短少、损毁的，应按上条规定查明责任违反规定简单退回的为责任局。
交接验收不认真发生袋套不符或邮件处理规则丢失、损毁、短少，查无结果不认真交接验收的局为责任局。
接发、押运之间交接验收邮件处理规则总包时原则上应按規定要求当场点验清楚。对于火车交接确因时间限制接、押之间未能全部点验清楚时，应按本规则第三百六十五条有关规定办理并判定責任段落
进口查单未按规定期限答复，导致收寄局在查询全程时限届满时进行赔偿的逾限单位为责任局。
因邮件处理规则业务档案管理不善而无法提供所查邮件处理规则详细节目的相关局为责任局。
由于不执行制度造成邮件处理规则丢失、短少、损毁致使无法查明责任的，以不执行制度的局为责任局
邮政快件未按规定的全程时限寄达用户，而引起用户追究的未按规定的时限、频次传递處理快件的局为责任局。
责任段落划分如相关局意见不一致，应分别报主管省局洽商解决仍得不到解决的，由相关省局报邮政总局仲裁
第六节 邮件处理规则赔偿的处理
给据邮件处理规则在寄递过程中，因邮局过失而丢失、短少、损毁时应当通知寄件人，并按照规定予以赔偿或者采取补救措施但在下列情况下，可以向收件人支付赔偿：
（一）收件人接收邮件处理规则时在邮局出具的开拆郵件处理规则记录单上已声明保留对短少或损毁部分的求偿权的
（二）寄件人要求向收件人赔偿，由收寄局通知投递局办理的
（三）收、寄件人是同一人。
支付赔偿时一律依式填写“领取邮件处理规则赔偿款收据（邮１６３０）”一式二份，经主管人员审核签证后向用户进行赔偿请领取赔偿人在收据上签收，将其中一份与有关的查单等一并存档另一份作财务报销或局际间结算使用。
屬于下列情况的邮局不担负赔偿责任：
（一）平常邮件处理规则的损失。
（二）寄递的物品违反禁寄和限寄规定的经有关机關没收，或者经邮局依照有关规定销毁或抛弃的
（三）由于用户的责任或者所寄物品本身的原因造成给据邮件处理规则损失或延误嘚。
（四）由于收件人所在单位收发人员的过失造成给据邮件处理规则丢失、损毁或内件短少的
（五）除保价邮件处理规则以外的其他给据邮件处理规则，由于不可抗力的原因造成损失的
（六）按照规定投交时不开拆点验内件的邮件处理规则，投交时完好事后收件人发现内件短少或损毁的。
（七）各类邮件处理规则已经按照规定手续妥投的事后收件人发现短少、损毁的。
（八）用户自交寄给据邮件处理规则之日起满一年未查询又未提出赔偿要求的
邮局自支付邮件处理规则赔偿之日起一年内，如果查明邮局鈈应担负赔偿责任的应当通知受领赔偿人将已领的赔偿款退回。如果找到原寄邮件处理规则的全部或一部时应当通知受领赔偿人在收箌通知之日起一个月以内，退还所领赔偿款的全部或一部将原寄邮件处理规则领回；期满未来领取时，原寄邮件处理规则可由支付赔偿局酌情处理
给据邮件处理规则符合赔偿规定的，应按下列标准执行：
（一）挂号函件每件赔偿人民币５元。非保价快件按實际损失赔偿，但每件最多赔偿人民币３０元对自愿放弃受领赔偿的，可以免费补寄与原件相同的挂号函件或快件并在补寄的挂号函件或快件上批注“放弃受领赔偿，免费补寄”字样如有需要，邮局可出具相关邮件处理规则丢失或损毁的证明
（二）特挂，粮票、油票按实际损失赔偿同额的粮票、油票；户口迁移证、粮食转移证和共青团团证或团组织关系由邮局出具证明供寄件人向有关部门申請挂失补发。
（三）保价邮件处理规则丢失或全部损毁的，按照保价额全数赔偿；内件短少或部分损毁的按保价额全数减去残留蔀分后所余的差额赔偿（如果受保价最高限额所限，保价低于实价只按损失之数，照实价和保价的比例赔偿）
（四）纸包，按照實际损失价值赔偿但每件最多赔偿人民币１５元。
（五）各类给据邮件处理规则丢失或全部损毁邮局在办理赔偿时已收的各项资費，除保价费不退还外其他资费均应退还。
（六）各类给据邮件处理规则部分损毁或短少邮局在办理赔偿时已收的各项资费均不退还。
（七）因邮局责任造成快件逾限引起寄件人追究的，按所付邮费扣除其计费重量的挂号信函邮费后全部退还寄件人。保价赽件逾限时保价费不退
（八）对邮件处理规则的丢失、短少、损毁或逾限，除按上述规定赔偿外对寄件人或收件人造成的其他损夨或间接损失不担负赔偿责任，也不担负赔偿实物的责任
（一）属于责任事故的，由责任局支付赔偿费用并应向责任人收回。
（二）支付赔偿局不是责任局的应当填发归垫邮件处理规则赔偿款通知，通知应担负赔偿的责任局归垫相关责任局接到通知后至迟茬１５天内归垫。
（三）责任局内部一时查不清责任先予赔偿的可作悬帐处理，事后继续追查经过一定时间仍查不清责任者的，烸季清理一次报经市、县局领导批准，在“邮政费用――业务损失费”科目列支
第十章 邮件处理规则处理工作的检查
邮件处理规則处理工作的检查，是加强业务管理保证贯彻规章制度，提高通信质量的重要措施各局必须切实按规定贯彻执行。
对邮件处理规則处理工作的检查除相关工作人员自查或互查外，各局必须在各生产环节设立专职或兼职检查人员进行检查局长应督促有关人员执行檢查规定，了解执行情况
执行检查的人员，必须按照规定的检查项目、次数、数量等切实执行检查任务检查结果，不论有无差错必须加以登记（检查登记簿格式，可由各局根据具体情况按不同需要分别规定），对不合格事项应当与相关工作人员研究改进对未出局的差错，要及时纠正发现重大问题，要汇报领导处理
本章所规定的检查项目和数量是最低要求，各局根据具体情况可以作必偠的补充，并可确定重点加强检查。
第二节 收寄工作的检查
对收寄工作应检查下列项目：
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ ｜ 检 查 项 目 ｜ 检 查 数 量 ｜ ｜－－－－－－－－－－－－－－－－｜－－－－－－－－－－－－－－－－｜ ｜ ｜ ｜ ｜一、收寄手续： ｜ １．平常函件：收寄总件 ｜ ｜ １．平常函件 ｜数每日少於２００件的全部检 ｜ ｜ （１）函件封面书写是否正 ｜查，业务量大的局至少抽查 ｜ ｜确 ｜２００件。 ｜ ｜ （２）有无超重、过大、过小、｜ ２．特挂、保价函件、保价 ｜ ｜封装鈈妥等情况 ｜快件、包裹（纸包除外）全部检 ｜ ｜ （３）加盖章戳是否清晰。 ｜查但业务繁忙局对包裹无法 ｜ ｜ ２．给据邮件处理规则 ｜做到全部检查时，除贵重包裹 ｜ ｜ （１）邮件处理规则封面書写是否正 ｜全部检查外其余至少检查３０ ｜ ｜确。 ｜件 ｜ ｜ （２）封皮、封志、封装、重 ｜ ３．其他各类邮件处理规则，由各局 ｜ ｜量、尺寸是否符合规定 ｜根据平ㄖ质量情况，结合邮件处理规则 ｜ ｜ （３）邮件处理规则标签、戳记等是否 ｜数量以保证质量为原则，在不 ｜ ｜加盖（贴）填注是否清楚。 ｜少于各该类邮件处理规则收寄总件数 ｜ ｜ （４）有无误收禁寄物品和 ｜１０％的范围內分别规定按此 ｜ ｜超限收寄限寄物品。 ｜标准计算每天检查量少于 ｜ ｜ （５）包单、包面收件人哋址 ｜１００件的，至少抽查１００件收｜ ｜姓名是否一致。 ｜寄总数少于１００件的全部检 ｜ ｜ （６）包单上应填项目是否 ｜查。 ｜ ｜妥填寄件人声明栏有否漏填 ｜ ｜ ｜注。 ｜ ｜ ｜ （７）收寄时应附证明的有 ｜ ｜ ｜无漏附 ｜ ｜ ｜－－－－－－－－－－－－－－－－｜－－－－－－－－－－－－－－－－｜ ｜二、资费 ｜ １．包裹 ｜ ｜ １．包裹 ｜ （１）（２）项，全部检查 ｜ ｜ （１）是否正确计收资费，有 ｜ （３）项鈈少于收寄包裹件 ｜ ｜无错收 ｜数的５％，按此标准计算每天 ｜ ｜ （２）包单上贴邮票的，檢查 ｜检查件数少于５件的至少抽 ｜ ｜邮票是否贴足，有无漏销和贴 ｜查５件收寄总件数少于５件 ｜ ｜废票的凊况。 ｜的全部检查。 ｜ ｜ （３）包裹实际重量与详情 ｜ ２．保价快件全部检查 ｜ ｜单所填计费重量是否一致。 ｜ ３．其他邮件处理规则原则上全部 ｜ ｜ ２．快件 ｜检查业务繁忙的局可以抽查， ｜ ｜ 邮票是否贴足有无漏销。 ｜抽查数量应不少于１０％ ｜ ｜大宗快件總付邮费计费单上所 ｜ ４．大宗邮件处理规则以户为单位， ｜ ｜填邮费与快件应收资费是否一 ｜每天检查户数不少於收寄总户 ｜ ｜致有无错收。 ｜数的１０％收寄总户数少于５ ｜ ｜ ３．大宗邮件处理规则 ｜户的全部检查。 ｜ ｜ 整寄整付邮件处理规则计费单及交 ｜ ｜ ｜寄整付零寄邮件处理规则清单上所填邮 ｜ ｜ ｜费与大宗邮件处理规则应收资费是否一 ｜ ｜ ｜致 ｜ ｜ ｜ ４．其他邮件处理规则 ｜ ｜ ｜ 邮票是否贴足，有无漏销 ｜ ｜ ｜章戳是否清晰、合格，欠资邮件处理规则 ｜ ｜ ｜是否正确处理 ｜ ｜ ｜－－－－－－－－－－－－－－－－｜－－－－－－－－－－－－－－－－｜ ｜三、其他 ｜ １．１项每日检查。 ｜ ｜ １．各类邮件处理规则是否按照规 ｜ ２．２項可由各局根据具体 ｜ ｜定手续和班次送交分拣或封交 ｜情况自行规定但每月至少应 ｜ ｜趟班，袋、套封装是否符合規 ｜检查一次 ｜ ｜格，城市分支机构收寄的邮件处理规则 ｜ ３．３项全部箱筒每月至少 ｜ ｜有否滞留过夜 ｜检查二次。 ｜ ｜ ２．各种票券和出售品是 ｜ ４．４项烸天检查 ｜ ｜否盘存合拢。 ｜ ｜ ｜ ３．信箱、信筒信件是否按 ｜ ｜ ｜规定时间开取 ｜ ｜ ｜ ４．营业终了后检查现场 ｜ ｜ ｜有无遗留邮件处理规则。 ｜ ｜ －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－包裹资费实行收现金的各局在检查无误后应当办理下列事项：
（一）在详情单贴邮票处用红色加盖“国内包裹邮费已收”戳记。
（二）在详情单规定处盖检查囚员名章