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会议管理技巧
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谭老师助理：
会议管理培训方案
会议管理培训方案
文/首席讲师谭小芳
会议管理培训调研&&
您是否每天包裹于无数会议之中，常常分身乏术？您的公司是否因为会议效率低下还在错失良机？面临这样的处境，您是否找到了破解的好方法？尽管你曾听说过，也曾亲历过许多大大小小的会议，但实际上，会议本可以不那样令人乏味，原本也没有必要召开那么多次没完没了的会议，而且每次会议也完全可以不用持续那么长时间。通过学习，你可以改变这一切现状，你可以使你的会议开得更加富有成效。谭小芳老师整合多年实践瓦得，详细讲解了会议的目的、种类和体系；准备会议的要领；会议中的沟通和反馈技巧；提高会议效率和质量的技巧以及作为主持人管理会议的技巧。
首先，为什么要开会？
在你做任何其他事情之前，首先要弄清楚你想在会上达到什么目标、解决什么问题。然后，你要弄清楚需要得到哪些人的帮助。一旦你确定了&达到什么目标&、&解决什么问题&和&需要得到哪些人的帮助&之后，其余的问题（什么时间、在哪里开会）就显得相对容易多了。
会议管理培训讲师：谭小芳
谭老师官网
请百度搜索&谭小芳&了解更多！
会议管理培训意义&&
会议是在所难免的，但不一定就是徒劳无益的。企管专家谭小芳老师结合多年职业心得所讲授的高效会议管理技巧，秉承时代精神，带领您开启高效会议的金钥匙！高效的会议能产生高效率与高效益，低效的会议成本高、效率低、效益差，让我们把握时机，掌握技巧，开高水平高收益率的会议。
会议管理体系&&
会议管理体系是企业战略执行的重要保障工具。会议管理体系，是要解决企业管理层，特别是领导层对公司经营决策的执行问题，从而避免在经营决策分析中&拍脑袋、拍桌子、拍大腿&等随意行为。会议管理体系，既是一些成果，如一些文档，也是一个过程，如富有成效的沟通和碰撞。
会议方案&&
方案根据其内容和性质，可以分为不同种类，如用于工作的&工作方案&，用于会议的&会议方案&；带有综合性的&总体方案&和专就某项工作而订的&单项方案&。不论属哪种方案，结构和写法基本是相同的。会议方案是一种为大型的或重要的会议所做的预设方案。会议方案要在会议召开前，对会议预期效果、整个日程做出安排，使会议能顺利进行，取得完满的结果。会议方案有时还需要送达上级机关请示核准，带有某种请示或请示附件的性质。
会议方案的结构&&
规范的写法应由召开单位、事由（会议名称）和文种类别（方案）&三要素&组成。个别情况有省略会议召开机关（发文机关）的。
通常由开头、主体和结尾三部分构成。在开关之前，有的要写明方案的送达机关。属于要送上级机关批示的，就写送达上级机关名称，属于要下级知晓的、发给与会机关或个人的，则写下级机关名称。开头部分应写明制文（开会）的原由、单位、会议名称、会议时间、地点、会期等，大致相当于一般专题方案中&指导方针&、&总体设想&部分。会议方案的主体部分，要写出会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，相当一般方案中&主要目标&、&实施步骤&和&政策措施&三项。结尾语部分的写作，要根据会议方案的性质而定，属下级机关请示上级机关的，可写上类似请示报告结尾的用语。如：&以上方案，当否，请批示&。
（3）签署发文机关、日期
属上级机关的&指导性&方案，多将日期标示在标题下，发文机关在标题中标明，不另外落款。
会议管理制度&&
为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本会议管理制度。
(二)会议分类及组织
第一条全厂会议归纳为四类：
1.厂级会议：主要包括党政领导(扩大)会，全厂干部会、全厂班组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂职工大会，全厂技术人员会以及各种代表大会。应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。
2.专业会议：系全厂性的技术、业务综合会(如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等)，由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织。
3.系统和部门工作会：各车间、科室、支部召开的工作会(如车间办工会、科务会、支部会、车间(科室)职工大会等)由各车间科室、支部领导决定召开并负责组织。
4.班组(小组)会：由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。
第二条上级或外单位在我厂召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或厂际业务会(如联营洽谈会，用户座谈会等)一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作作好会务工作。
(三)会议安排
第三条例会的安排。
为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：
1.行政技术会议
(1)厂长办公会：
研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题。
(2)厂务会：
总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。
(3)班组长以上干部大会(或全厂职工大会)：
总结上季(半年、全年)工作情况、部署本季(半年、新年)工作任务，表彰奖励先进集体、个人。
(4)经营活动分析会：
汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。
(5)质量分析会：
汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施。
(6)安全工作会(含治安、消防工作)：
汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。
(7)技术工作会(含生产技术准备会)
汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案。
(8)生产调度会：
调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题。
(9)科务会：
检查、总结、布置工作。
(10)车间办公会：
检查、总结、布置工作。
(11)班组会：
检查、总结、布置工作。
(12)班组(科室)班前会：
对先天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。
2.各类代表大会
(1)职工代表大会：
(2)车间(部门)职工大会(或职工代表小组会)：
(3)党员代表大会：
(4)团员代表大会：
(5)科协会员代表大会：
(6)企协会员代表大会：
3.民主管理会议
(1)工厂管理委员会：
(2)厂长、党委书记、工会主席联席会：
(3)生产管理委员会：
(4)生活福利委员会：
4.论文、成果发布会。
(1)科协年会：
(2)企协年会：
(3)政治思想政治工作研究会年会：
(4)厂QC成果发布会：
(5)科技成果发布会：
(6)信息发布会：
(7)企管成果发布会：
第四条其他会议的安排：
凡涉及多个车间(科室)负责人参加的各种会议，均须于会议召开前&&经部门或分管厂领导批准后，分别报两办汇总，并由厂办统一安排，方可召开。
第五条厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员。
第六条凡厂办已列入会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请厂办调整会议计划。未经厂办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
第七条对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，厂办有权拒绝安排。
第八条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，厂办有权安排合并召开。
第九条各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全厂例会同期召开，(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
(四)会议的准备
第十条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有关准备工作。(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等)。
会议礼仪&&
（一）会议座次排定
一是环绕式。就是不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场后自由就坐。这一安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，也最流行。
二是散座式。散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。它的座椅、沙发、茶几四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。
三是圆桌式。圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就坐。圆桌式排位又分下面两种形式：一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就坐。二是在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。
四是主席式。这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐。
（二）会议发言人的礼仪
会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。
自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。
如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
（三）会议参加者礼仪
会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。
（四）主持人的礼仪
各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。
1．主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。
2．走上主席台应步代稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，对快、热烈的会议步频应较慢。
3．入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。
4．主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。
5．主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。
6．主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，可点头、微笑致意。
会议管理培训收益：
1.了解会议的目的、种类和体系
2.了解会议效率不高的原因及对策
3.掌握有效为会议做准备的要领
4.掌握会议中的沟通和反馈技巧
5.掌握会议主持人的会议管理技巧
6.学会提高会议效率和质量的技巧
会议管理培训目标：
☆了解会议的目的、种类和体系
☆了解会议效率不高的原因及对策
☆掌握有效为会议做准备的要领
☆掌握会议中的沟通和反馈技巧
☆掌握会议主持人的会议管理技巧
☆学会提高会议效率和质量的技巧
企业所需要开的会议类型比较多：如每周生产例会、每周客户服务例会、每月销售会议、以及董事会例行会议等常规性会议，也要举行围绕某一个工作事件、处理某几项事情的临时会议。可见，会议是一种有效的沟通方式，但现代的企业，人们往往陷入会议的汪洋大海，真正有效的会议却屈指可数。造成这个局面，从表面看来，可以认为存在这么几个原因：
1、会议目的不明确
2、会议目标不明确
3、会议相关人员不明确
4、会议时间、地点不明确
5、会议没有得到有效控制
然而，谭老师听说，无论是季度营销会议还是年终的总结大会，现在越来越受到各级人员的抵制。拿他们的话讲：领导发言、优秀员工发言、颁奖、吃饭&&不仅毫无新意、毫无实质意义，而且对这些在市场过惯了优哉游哉生活的人来说更是一种煎熬。
谭小芳认为，高效的会议管理，最终要落实的《会议纪要》上，会议记要才是会议管理中最终的决议性文件和追踪性文件，这是会议能够产生巨大能量的切实保障。我想，主要原因是：企业常常需要开会，在会议中讨论企业的发展问题，但是如果会议管理不当，会造成大量的无效会议，仅仅只沟通了思想，但却产生不了实质性作用。70%的会议是无效会议，会议中70%的时间是无效时间。正确的会议目的应该是：交流信息、解决问题和作出决策，而失败会议的目的被歪曲为：开会只是例行公事；开会成为领导或是部门负责人展示权威的手段；开会成为领导的脱口秀。
会议的低效直接导致管理低效，著名企业培训专家谭小芳老师（预定谭老师会议管理培训课程，请联系）认为，有些企业的会议到了不得不优化的阶段了。但是如何优化呢？会议组织管理活动在所有工作环节上，必须体现出高效的要求，做好如下几个工作：
第一，会议的方式必须是优化的结果，即会议所采用的方式，必须是在能够达到会议目标的所有方式中的最佳方式。
第二，参加会议的人员必须是优化的结果。参加会议的人员，既要符合合法性，又要符合合理性，使参加会议的人员体现出最佳构成。
第三，会议议题的确定必须是优化的结果，即在每一个会议召开之前，会务工作人员要根据会议的职权，根据会议各个议题的轻重缓急和会议领导者的安排，对计划提交会议的议题，进行必要的梳理和优化。
第四，会议决策的形成也必须是优化的结果。为达到对会议决策方案的优化，这就要求会议对任何一个决策结果的最终形成，要提供多个预选方案，以便进行比较、优化和抉择。这样，会议上决策的质量才能有保证。
简单的会议管理规定如下：
第一条公司、各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。
第二条会议必须要有纪要，重要会议必须会签确认。
第三条会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（条件许可可通过电子邮件传递）。
第四条与会者到会必须有准备，发言坦诚、有序、严肃、精炼。
第五条与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。
第六条会议不得无故缺席、迟到。迟到每次50元，无故缺席每次100元。
会议管理的30个细节&&
会议管理细节01对会务工作机构进行分工
会议管理细节02确定会议议题
会议管理细节03制定会议方案
会议管理细节04拟订会议议程
会议管理细节05正确申报和审批会议
会议管理细节06确定与会人员名单
会议管理细节07选择会议时间
会议管理细节08选择会议场所
会议管理细节09准备会议文件资料及用品
会议管理细节10制发会议通知
会议管理细节ll制作会场标识
会议管理细节12进行会前审核
会议管理细节13会场布置的注意事项
会议管理细节14会议室布置功能要求
会议管理细节15会议场所家具布置
会议管理细节16会议室窗帘布置要点
会议管理细节17会场布置照明要求
会议管理细节18会场绿化实用技巧
会议管理细节l9会场色彩应与会议主题相协调
会议管理细节20会场音响系统布置要求
会议管理细节21会议视听设备的配置要求
会议管理细节22会议登记处布置要求
会议管理细节23会场座次排列规范
会议管理细节24主席台布置要点
会议管理细节25会议计划流程
会议管理细节26会前准备流程
会议管理细节27会场服务流程
会议管理细节28会议签到流程
会议管理细节29会议文件资料的收发流程
会议管理细节30会议后勤服务流程
会议管理培训主题：高效会议管理
会议管理培训时间：6小时或12小时
会议管理培训人员：基层人员及管理干部
会议管理培训讲师：谭小芳
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会议管理培训提纲：
第一讲、会议面面观
会议的意义
会议的目的
会议的种类
会议的频率
会议成本的计算
第二讲、会议中常见问题的分析与解决方法
会议的通病&&效率不高
会议效率不高的原因及具体表现
高效会议的特征
会议前-精心准备
会议中-严密组织
会议后-抓紧落实
第三讲、会议的准备与组织
开会前的准备工作
核算会议成本
邀请与会者
研究出席者
准备会议用品等
会议开始前的工作
如何做开场白
如何分配发言时间
如何掌握议事进度
如何达成会议决策
主持人的准备工作
主持人的角色、责任和技巧
主持人的守则与责任
&主持人的职责与作用
主持者的仪表与言辞
掌握会议节奏
运用正规程序
控制会议等
第四讲、会议中的有效沟通
会议中的说话技巧和倾听技巧
会议中的反馈技巧
怎样对付与会群体中的&刺儿头
五种不同的&刺儿头&
第五讲、成功会议的五种策略
成功会议的五个&HOW&
如何做开场白
如何掌握议事进度、
如何达成决议
如何圆满结束会议
第六讲、有效的会议记录
会议记录者的功能
谁能胜任会议记录者
对会议记录的建议
第七讲、会议记录
记录者功能和胜任条件
对会议记录的十大建议
团队会议的误区
第八讲、有效的会后跟进
第九讲、会议管理培训总结
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